Neřešte to, co nemusíte

Když do kanceláře kupujete nový přístroj, například tiskárnu nebo kopírku, většinou to není proto, že byste potřebovali nějaké konkrétní zařízení. Pravděpodobně potřebujete spíše dlouhodobě zajistit vaší firmě efektivní tiskové prostředí a nová tiskárna má být pouze jedním z nástrojů. Moderním trendem se proto stává nákup služeb, při kterém se nezabýváte konkrétním hardwarem, ale od spolehlivého dodavatele si objednáte větší nebo menší portfolio služeb, které přímo pokryje vaše potřeby.

Řízené tiskové prostředí jako konkurenční výhoda

Mezi významné činnosti, kterými se firmy musí zabývat, aniž by samy přinášely zisk, patří péče o tiskové prostředí. V tradičním modelu musí firma vyčlenit nemalé lidské i materiální zdroje na nákup nového vybavení, například tiskáren nebo kopírek, zajištění oprav, proškolení personálu nebo průběžné zajišťování dostatečných zásob spotřebního materiálu. V praxi jsou tyto činnosti navíc často komplikované nasazením zařízení mnoha různých značek, které využívají nekompatibilní spotřební materiál, například tonery. Přitom platí, že čím méně se musíte starat o podpůrné procesy, tím více se můžete zaměřit na vlastní podnikání, core business.

Efektivní tiskové prostředí

Zkuste si představit, kolik času zaměstnanci tráví hledáním ztracených či chybně založených papírových dokumentů. Tento problém nevyřeší nová tiskárna nebo rychlejší kopírka, ale je potřeba změnit procesy a často alespoň částečně digitalizovat tok dokumentů (tzv. workflow). Hlavním úkolem poskytovatele řízených tiskových služeb je pochopit specifika firmy. Na základě vlastních širokých zkušeností navrhne dodavatel optimalizaci procesů, která povede k hladkému toku dokumentů při maximální automatizaci. Výhodou takového řešení je přehlednost, jednoduché řízení a hlavně efektivita. Ještě před navázáním spolupráce provede budoucí poskytovatel tiskových služeb detailní analýzu prostředí firmy a nastíní možnosti optimalizace portfolia použitých zařízení. Po uzavření kontraktu následuje vlastní instalace, provoz a správa tiskáren, kopírek a skenerů. Samozřejmostí by mělo být začlenění a správa stávajících zařízení i jiných výrobců. Typické prostředí řízených služeb zahrnuje plnohodnotný servis a údržbu všech zařízení a správu stavu zásob a náhradních dílů. Pro řešení případných problémů je i pro jednotlivé uživatele k dispozici kontaktní osoba. Díky možnostem moderních zařízení je možné problém často vyřešit ještě předtím, než nastane. Nespornou výhodou je také přehlednost celého prostředí a pohodlné sledování nákladů každého oddělení, pracovní skupiny, projektového týmu nebo každého jednotlivého uživatele.

Vysoké zabezpečení

Součástí řešení může být také pokročilý systém zabezpečení. Nejnovějším trendem je propojování použitých zařízení do tzv. „cloudů“. Uživatel, který odešle dokument do tisku, si ho pak může vyzvednout na kterémkoliv zařízení, například cestou na jednání. Většina řešení přitom využije již existující systém čipových nebo magnetických karet (používaných na vstup či výdej stravy), pokud už ve firmě funguje. Podle našich skušeností, zákazníci, kteří využili tuto šanci a  zlepšili fungování svého podniku, dosahují díky našim řešením úsporu v průměru téměř 30%.