Deloitte: Nové trendy v oblasti kanceláří
Oblast nemovitostí je specifická svojí komplexitou: od daňových otázek, oceňování, přes optimální velikost realitního portfolia, jeho strukturu a rozmístění, vlastnictví až po např. nové směry a vývojové trendy v oblasti kancelářského trhu, které budou, mj. i v souvislosti s nástupem nové generace, pohled na kancelářské prostory stále významněji ovlivňovat. To vše, spolu s agendou optimalizace, snahou o snižování nákladů, hledání cest jak efektivně zvládat, řídit a spravovat realitní portfolio ve firmách, co a do jaké míry spravovat interně a co externě, vytváří novou realitu, na kterou se profesionálové v oblasti nemovitostí musí připravit.
Abychom napomohli orientaci v této rozsáhlé problematice nejen našim klientům, ale i profesionálům, kteří se v této oblasti pohybují, proběhlo v rámci Deloiotte Academy diskusní setkání pod názvem “Efektivní řízení nemovitostního portfolia“, první z navazujících debat nad vybranými tématy, věnujících se problematice okolo nemovitostí. Tak, jak vzrůstá tlak na výkon korporátních útvarů odpovědných za oblast podpůrných služeb a zejména nemovitostí, roste také požadavek na odbornou znalost a kompetence, které dnes stále více přesahují i do oblastí mimo nemovitosti – příkladem může být zejména IT, HR anebo finance. Potřeba této multidisciplinarity vytváří novou skutečnost, na kterou je třeba reagovat. Z úzce zaměřeného specialisty na oblast nemovitostí, který zpravidla plnil roli správce realitního portfolia, se tak postupně stává odborník na nemovitosti s širokým záběrem a partner pro top management.
Jaké trendy budou ovlivňovat, anebo možná už ovlivňují oblast realit a podpůrných služeb ve firmách v oblasti kancelářských prostor?
Bezpochyby nejvíce určujícími jsou dva hlavní faktory: vstup nové generace na pracovní trh a snaha o efektivní využití prostor. V této souvislosti se objevují stále více termíny jako „new ways of working“, „activity based working“, „flexiworking“ apod. Přes rozdílné významové odlišnosti, dané do jisté míry popularitou tématu, mají ale jedno společné: zdůraznit a odlišit nový pohled na kancelářské prostory a jejich roli. Pracovat z kanceláře už dnes v mnoha profesích a firmách není nutné, naopak - nastupující generace, která s výpočetní technikou vyrůstala takřka od narození už nelpí na „svém“ pracovním stole, jejím pracovním „stolem“ je spíše obrazovka notebooku anebo tabletu. Kanceláře se tak stávají spíše interaktivním místem k setkávání, diskusím a týmové práci. Tím, jak se práce v kanceláři stále víc a více virtualizuje a práce s datovými úložišti (Dropbox apod.) resp. s firemními úložišti dat a vzdálenému přístupu k nim se stává běžnou praxí, potřeba pracoviště pro každého zaměstnance dostává stále větší trhliny. Ve větší či menší míře lze pracoviště sdílet, v závislosti na typologii pracovních pozic a jejich specifik. Obvyklá KPI, např. m2/pracoviště [m2/WP]se tak stále více doplňují ukazateli využití a obsazenosti pracovišť, jako např. počet zaměstnanců/pracoviště [FTE/WP] anebo průměrná míra využití pracoviště v průběhu dne [%].
Požadavky a kritéria pro výběr kancelářských prostor
Business požadavky
- Organizační jednotky
- Kultura a hodnoty společnosti
- Document Management System
- Business Continuity Planning
Finanční specifika
- Prostorové uspořadání
- Pracovní styly a typologie
- Sdílení pracovišť
- Dostupnost
Technické parametry
- Stavba
- Design
- Bezpečnost
- ICT
- Životní prostředí
Smluvní podmínky
- Definice kritických parametrů
- nájemní smlouvy
- Flexibilita nájemní smlouvy
- Služby poskytované
- pronajímatelem
Znamená to, že firmy budou potřebovat méně prostor? Do jisté míry ano, spíše se ale bude měnit kvalita kancelářského prostředí, kdy budeme svědky ústupu klasického „open space“ prostředí. Nové kanceláře budou stále „open“, ale nabídnou více prostoru pro kreativní a skupinovou práci, pro soustředění se a privátní hovory, anebo týmovou práci a budou tak poskytovat větší flexibilitu. První vlaštovky se již začínají objevovat na českém trhu, otázkou však je, jak rychle se tento trend na českém trhu zabydlí a jaký pro něj bude prostor, s ohledem na končící nájemní smlouvy, ochotu firem investovat do nového pracovního prostředí, globalizaci a postupující centralizaci. Často zmiňované kanceláře společnosti Google jsou svého druhu extrém, ale obory jako IT, telco anebo poradenství mají šanci se stát v tomto směru na našem trhu průkopníky - zefektivnit svoje procesy, snížit provozní náklady a reagovat na pracovní trh a jeho očekávání. O nových konceptech využití kancelářských prostor uvažují společnosti, které si přínosy plynoucí ze změny pracovního prostředí uvědomují, a to i ve více tradičních odvětvích, jakým je např. stavebnictví..
Velký důraz tak při přejednávání nájemních smluv bude kladen na správné určení potřebné kancelářské plochy, detailní analýzu pracovních pozic a jejich typologie, míru využití pracovišť a možnosti jejich funkčního sdílení, to vše s ohledem na podnikatelský záměr a obchodní plány firmy. Konzultace v této oblasti a její širší kontext nabízíme jak našim zákazníkům, tak i odborníkům, pod které oblast podpůrných služeb, nemovitostí anebo financí ve firmách spadá.
Autor: Michal Melč, Deloitte, e-mail: mmelc@deloittece.com, Ilustrační foto: Google Tel Aviv Office