Jak se úspěšně přestěhovat?

Krok 1

1. Udělejte si analýzu firmy a specifikujte svoje požadavky, vytvořte si tzv. realitní zadání. Pomohou vám při tom dobře cílené otázky, např.:

• Je můj byznys stabilní, rostoucí nebo zmenšující se?
• Jaké jsou hodnoty firmy?
• Jaké požadavky mám na standard prostorů?
• Jaké požadavky mám na dispozici prostorů?
• Jaká lokalita je vhodná jak z pohledu klientů, tak i zaměstnanců?
• Kde sídlí moji konkurenti? Je dobré stát se jejich „sousedem“, nebo právě naopak?
• Jaké služby chci mít nablízku?
• Jaké podmínky potřebuji mít pro parkování zaměstnanců?
• Jaké podmínky potřebuji mít pro parkování klientů?
• Jaký dosah bude mít relokace na mé klienty a zaměstnance?
• Na jak dlouhou dobu se mohu zavázat při podpisu nájemní smlouvy?
• Jaký je můj rozpočet na nájem?

Výsledkem analýzy by mělo být realitní zadání, na základě něhož budete vybírat svůj nový prostor. Jeho součástí by mělo být:

• velikost prostorů, kterou hledáte
• počet zaměstnanců, případně plánovaný nárůst nebo zmenšování se
• preferovaná lokalita a typ budovy v souladu s vaší firemní kulturou
• požadavek na standard prostorů
• požadavky na parkování
• služby v budově nebo okolí
• požadavky na bezpečnost
• požadavky na sklady, archívy
• požadavek na IT infrastrukturu
• logo společnosti (umístnění např. na střeše)

2. Analýza trhu

Zjistěte si, jaký je současný stav na trhu s kancelářskými prostory, jaká je výška nájemného na trhu, jaká je standardní délka nájmu, nebo jaké benefity lze získat od pronajímatele. Udělejte si přehled možných volných budov odpovídajících vašemu realitnímu zadání. Znalosti trhu jsou základem pro získání vhodných prostorů za výhodných podmínek.

Krok 2

1. Dohodněte si obhlídky prostorů, které se vám líbí a odpovídají vašemu realitnímu zadání.
2. Sestavte si tzv. short list s max. 3 alternativami, jimiž se budete zabývat dále.
3. Vyžádejte si od pronajímatelů uvedených v short listu nabídku přímo pro vás. Informujte pronajímatele detailně o svých požadavcích, aby vám připravil co nejpřesnější nabídku.
4. Srovnejte jednotlivé nabídky. Existuje vícero metod, jak srovnávat prostory, avšak základní pravidlo je srovnávat vždy „jablka z jablky“.

Krok 3

1. Nechejte si připravit dispoziční řešení prostoru, které bude odpovídat vašim požadavkům. Uvidíte, zda vám daný prostor sedne z hlediska velikosti a rozložení pracovních míst.
2. Když se dopracujete k finálnímu dispozičnímu řešení vašich prostorů, zjistěte, kolik bude stát. Tento náklad většinou není zohledněný ve výši nájmu.
3. Nechejte si ocenit i další položky, jako je např. IT infrastruktura a vybavení, zabezpečovací zařízení, kamerový systém, nábytek.
4. Máte-li komplexní údaje, srovnejte alternativy, které máte v shot listu. Nezapomeňte do srovnání zahrnout všechny položky z vašeho realitního zadání, jakož i finanční parametry, včetně výšky nájmu, provozních nákladů a ostatních nákladů na vybudování prostorů, infrastruktury a zařízení.

Krok 4

1. Sjednejte co nejlepší podmínky u pronajímatele.
2. Podepište nájemní smlouvu.