Proč je prekrastinátor ve vás horší než zahaleč

Už ať to mám z krku!

Všichni víme, že otálení a odkládání úloh produktivitě právě nenahrává. Studie z roku 2011 zveřejněná v časopise European Journal of Economics, Finance and Administrative Sciences ukázala, že prokrastinace je jedním z hlavních faktorů, které ovlivňují úroveň stresu v práci. Byla spojena jednak se špatným výkonem a jednak se zhoršením zdravotního stavu. Přitom prokrastinace není lenivost. Lenoch si v lenošení hoví, vyhovuje mu civět v kanceláři nečinně z okna. Prokrastinátor by dokonce rád něco dělal, ale nedaří se mu to. A to ho frustruje.

Zdá se tedy, že opak prokrastinace, tedy včasné dokončení úloh, by měl zvýšit produktivitu a odstranit stres. Je to skutečně tak? Profesor David A. Rosenbaum a student Cory Adam Potts z pensylvánské univerzity provedli známý experiment, v němž byla účastníkům nabídnuta možnost odnést jedno ze dvou těžkých vědérek plných drobných mincí dlouhou uličkou. Jedno vědro bylo v blízkosti účastníků experimentu na startovní čáře. Druhé bylo na dráze blíže k cíli. 

Většina účastníků – překvapivě - zdvihla hned první vědro, které bylo nejblíže k nim, i když to znamenalo, že museli těžké mince nést o hodný kus dále, než kdyby vzdali vědérko stojící už v uličce. Na otázku, proč se tak rozhodli, většina odpověděla, že chtěli mít úlohu splněnou co nejrychleji. Touha odlehčit psychice byla silnější než odhodlání snížit svoji fyzickou námahu.

Chronos a Kairos

Nošení věder s mincemi můžeme přirovnat k nutkání udělat úlohy dřív, než je potřebné. Uvedení vědci tento jev popisují jako prekrastinaci. Skutečně je však předčasné dokončení úloh lepší než plnění „pouze“ ve stanoveném termínu?

Staří Řekové měli pro čas dva bohy. Nazývali je Chronos a Kairos. Chronos vládl fyzikálnímu času, tedy tomu, co uměli a dnes umíme změřit pomocí hodin. Kairos, nejmladší syn Diův, spravoval příhodný, správný čas. Čas, který neměl přesně určenou hodnotu, ale znamenal akorátní čas, tedy ani příliš brzy, ani příliš pozdě. Je to podobné jako s jablkem. Když je odtrhnete brzy, je nezralé a kyselé. Když je necháte viset na stromě dlouho, shnije nebo zmrzne. Kairos reprezentuje vhodný, ale i výhodný moment a správnou příležitost.

Prekrastinace a efekt Zeigarnikové

Cory Adam Potts, který napsal o prekrastinaci celou studii, říká: „Představte si, že jste věnovali mnoho energie okamžitému dokončení úlohy, a potom volá klient a přeruší vaše „flow“, (tok, proudění), právě když jste v polovině této úlohy.“ Budete se po tomto telefonátu dále soustřeďovat na úlohu se stejným nasazením? Provedení jedné menší úlohy (e-mail, telefonát, dopis) během přerušení jiné větší úlohy bude u prekrastinátora znamenat okamžitě snížení výkonu a navíc, když spěchá s dokončením důležitějších cílů, dělá chyby. Prokrastinátor na druhé straně dokáže menší úlohu zvládnou efektivněji, protože už i tak je s velkou úlohou ve zpoždění a další zdržení ho tedy psychicky méně zatěžuje.

Prekrastinátor, který si je vědom těchto nedostatků, se může zbavit nepříjemných pocitů a pracovat na velkých úlohách bez snížení výkonu. „Když chcete začít a dokončit něco tak rychle, jak je to možné, a to dřív, než máte kompletní instrukce o úloze (kdo, kolik, za kolik...), může to být problém,“ říká C. A. Potts. Prekrastinátor může chybovat, protože přehlédne detaily, a dokonce promarnit příležitost. Jednoduše může „něco propást“, nebo doslova „prospat“. „Často je člověk schopen vzpomenout si na různé souvislosti až s odstupem času, když odejde z kanceláře, napadne ho to ve sprše, nebo během řešení úlohy, když se k ní opět vrátí,“ říká Potts a doplňuje: „Když jste prokrastinátor, dáváte si na čas, napadají vás nové myšlenky, problém jakoby dozrává. V případě prekrastinátora se to jednoduše nestane. Není na to čas, protože člověk rychle dokončí úlohu a nové myšlenky neprosáknou do splnění úlohy.“

Ti, kteří řeší více projektů, vědí, že často práce na jednom dokáže přinést podněty a nástroje pro rychlejší dokončení jiných. Zároveň prokrastinace otvírá dveře improvizaci a tvůrčím možnostem. Vzpomeňte si, když jste naposledy museli dokončit něco dlouho odkládané, jaká řešení a jak rychle jste najednou našli, když už jste zůstal v kanceláři jako poslední.

Ruská psycholožka Bluma Wulfovna Zeigarniková už v roce 1927 dokázala, že lidé mají lepší paměť na nedokončené než na dokončené úlohy. Když jednou úlohu dokončíme, přestaneme na ni myslet. Oblíbeným využitím tohoto efektu Zeigarnikové jsou tzv. cliffhangery, teda scény s „otevřeným koncem“ v seriálech, které vás nutí přemýšlet o tom, jak to dopadne, až do shlédnutí dalšího dílu.

Být první nebo být lepší?

Jak píše Adam Grant ve své knize „Originální“, být originální v podnikání nevyžaduje být nutně první. Znamená to jen být jiný a lepší. A když je navíc trh nejistý, neprozkoumaný nebo nerozvinutý, být pionýrem přináší spíš nevýhody. Elizabeth Pontikesová a William Barnett dokonce zjistili, že když podnikatelé vtrhnou na bouřlivé trhy, jejich podniky mají menší šanci přežít a prosperovat. Naopak ti, kteří počkají, než se trhy uklidní, mají větší šanci na úspěch.

Prekrastinace ani prokrastinace nejsou z dlouhodobého hlediska výhodné strategie. Lepší je začít s řešením úlohy dostatečně včas a s dostatečnou rezervou před odevzdáním, pracovat na úloze průběžně a pozorně vnímat podněty, které by k jejímu dokončení přispěly. A odevzdat ji přesně v termínu.

Zdroj: Kancelare.cz, Ilustrační foto: Pixabay.com