19. dubna 2022

Jak z online schůzek vytěžit co nejvíce

Jak z online schůzek vytěžit co nejvíce

Chtě nechtě se v posledních letech musela většina z nás kvůli epidemii covidu alespoň částečně přesunout na pracovní režim home office. V určitých ohledech měl ale tento přechod pozitivní důsledky a mnoho lidí začalo práci z domova využívat dobrovolně. Například videohovory nám oproti běžným schůzkám mohou ušetřit spoustu času a třeba i nervů. Často se ale stane, že si z nich vlastně neodneseme vůbec nic efektivního do další pracovní činnosti. Jak tedy docílit toho, aby byly naše online meetingy co nejproduktivnější?

Užíváte si benefitů online pracovních hovorů, protože díky nim nemusíte nikam docházet a veškeré schůzky zmáknete z pohodlí domova, ale zároveň máte občas pocit, že váš online hovor nebyl úplně úspěšný? Nejde o nic neobvyklého. Pokud chcete ze svých online schůzek vytěžit maximum, možná bude potřeba změnit některé své dosavadní návyky a zkusit částečně přeformulovat způsob, jakým jste online meetingy organizovali doposud. 

Jděte rovnou k věci

Jedním z největších rizik online schůzek je, že odejdete bez toho, aniž byste vlastně cokoliv vyřešili. Proto je dobré hned, jakmile se připojí všichni účastníci, přejít k hlavnímu bodu, který chcete projednat.

Zbytečné chození okolo horké kaše pouze všechny unaví a než se konečně dostanete k tématu schůzky, jsou už všichni vyčerpaní. Nejdůležitější body projednejte ze začátku a až poté se můžete bavit o dalších věcech, případně pokračovat přátelskou konverzací.

Nastavte si plán

Stává se vám někdy, že zahájíte online schůzku s jasnou představou o jejím průběhu, ale ve finále řešíte úplně jiné záležitosti, než jste původně plánovali? Zkuste pár dnů před schůzkou sepsat jasný harmonogram a rozeslat jej všem účastníkům. Ti se díky tomu budou moct lépe připravit, takže hovor bude opravdu předmětný a zároveň budete mít jistotu, že projednáte přesně to, co chcete, a konverzace se neotočí úplně jiným směrem.

Určete si pravidla a minimalizujte rozptýlení

Když sedíte v jedné místnosti, jsou pravidla většinou jasná – jeden člověk mluví, ostatní tiše sedí a poslouchají, případně se přidávají do konverzace. U online hovorů je to ale jiné. Ti, kteří nejsou zrovna zapojeni do diskuse, se mohou jednoduše rozptýlit okolními vjemy nebo samotným zařízením, přes které jsou připojeni. 

Když jste na online schůzce, můžete si během ní lehce otevírat maily, číst si zprávy, nebo si zapisovat věci do kalendáře. Jenže přesně to je problém, který způsobuje, že si vlastně na konci nebudete nic pamatovat. Zkuste proto při online hovoru vypnout všechna ostatní okna a soustředit se jen na průběh meetingu. Ztlumte si vyzvánění nebo upozornění z ostatních aplikací a zvažte i psaní poznámek na papír, abyste při schůzce nemuseli přeskakovat mezi několika programy. 

Důležité je eliminovat co nejvíce rizik, které mohou způsobit rozrušení a rozbití plánu schůze. Proto si nastavte nějaká jednoduchá pravidla. Například nezačínejte žádnou důležitější konverzaci předtím, než se připojí všichni účastníci, jinak opět hrozí odtrhnutí od programu. Při prezentacích pak omezte používání reálných předmětů, jako jsou různé tabule či vytisknuté grafy a obrázky, které nemají ostatní účastníci k dispozici. Namísto toho se snažte veškeré informace sdílet a prezentovat ve virtuální podobě, kde k nim mají všichni účastníci hovoru přístup a jasně je vidí.

Ptejte se na zpětnou vazbu

Na konci každého hovoru se pak nezapomeňte svého týmu zeptat na zpětnou vazbu. Zjistěte, zda jim vyhovuje používaná platforma, co by na schůzkách změnili, jestli mají raději online nebo offline meetingy apod. Je důležité si uvědomit, že klíčem k úspěchu jakékoliv společnosti či projektu jsou právě lidé. Proto se snažte při hovorech tvořit co nejdemokratičtější prostředí, každému dejte slovo a ptejte se. Čím více se budou moct zaměstnanci angažovat, tím spokojenější budou, a tak odvedou i lepší práci.

Využívejte užitečné nástroje

Online hovory nám však dovolují využívat i celou řadu nástrojů, které nám při schůzkách mohou velmi pomoct. Díky sdíleným kalendářům (př. Kalendář Google) a naplánovaným hovorům v nich bude každý účastník ihned informován o datu konání schůzky a jejím programu.

Pokud máte možnost, určitě využívejte i nahrávání schůzek. Záznam pak můžete vložit na sdílený disku typu Google Disk či OneDrive. Díky tomu si bude moct jakýkoliv účastník pustit schůzku znovu a připomenout si některé informace, které nestihl, nebo zapomněl. Zároveň můžete hovor případně nasdílet i těm, kteří se zúčastnit nemohli.

Při videohovorech nakonec nezapomeňte na to, že některé aplikace dovolují přímo při hovoru posílat přes chat soubory či odkazy. Když o něčem na online schůzce mluvíte, můžete svým kolegům přiložit data, grafy nebo jakékoliv jiné informace o daném tématu, které mohou mít přímo před sebou a prohlížet si je. Ostatní účastníci se vás pak případně můžou v reálném čase ptát, pokud jim něco na vámi zaslaných informacích není jasné. Tím si ušetříte spoustu času a ještě zvýšíte produktivitu svých meetingů.