Klíčové prvky pro správné zavedení hybridního režimu? Jasná vize a otevřená komunikace, říká Vendula Bláhová z JLL

Jak vypadá fungující hybridní pracovní ekosystém v praxi a jak jej správně nastavit?

Hybridní pracovní ekosystém je nový styl práce, na který teď přistupuje řada firem v důsledku koronavirové pandemie. Znamená to, že lidé kombinují práci z domova a z kanceláře a při tom využívají výhody obou těchto způsobů práce. Ty však spolu musí dobře fungovat a je třeba je vhodně nastavit. Správné nastavení vypadá tak, že na výkon práce a naše fungování by neměl mít nový režim negativní vliv. Aby to tak bylo, musí však fungovat určité předpoklady. Prvním předpokladem je správné fungování technologií – digitalizované procesy a dokumenty. Dále je to vhodný poměr mezi prací z domova a kanceláře. Ten je však velmi individuální a podle našich zjištění závisí hlavně na roli zaměstnance. Odlišná jsou někdy očekávání ze strany zaměstnanců a potřeby zaměstnavatelů. A to se v rámci naší práce také snažíme prozkoumat - porovnat oba pohledy a najít mezi nimi kompromis. 

Jaký poměr, tedy kolik dní zaměstnanci pracují z domova a kolik z kanceláře, v průměru sledujete napříč firmami?

Když jsme se v rámci průzkumu preferencí zaměstnanců na českém trhu ptali, kolik dnů v týdnu by zaměstnanci chtěli pracovat z kanceláře, bylo pro mě zajímavé zjištění, že jen 8 % lidí by chtělo pracovat pouze z kanceláře. Na druhou stranu se ukázalo, že pracovat jen z domova také není příliš výhodné. Lidé ztrácí sounáležitost s firmou a je například obtížnější zaučit nově příchozí zaměstnance, kteří se potřebují ve firmě zorientovat. Poměr, se kterým se nejčastěji setkávám, je 2-3 dny práce z domova a zbytek v kanceláři. 

Setkáváte se nyní s firmami, které mají poměr práce na home office vyšší, a tím pádem chtějí výrazně zredukovat stávající kancelářské prostory, protože je již v původním rozsahu nevyužijí?

Ano, s požadavkem na zmenšení prostor se setkávám. Mou prací je tyto požadavky analyzovat a následně otestovat, zda jsou realistické. Potenciál úspory místa většinou existuje, ale záleží na několika faktorech – jak je firma velká, jaký je její výchozí stav či úroveň její progresivity. 

Jaké jsou nejčastěji požadavky od zaměstnavatelů a zaměstnanců při návrhu úprav kanceláří?

Ze stran zaměstnavatelů nejčastěji zaznívá požadavek na optimalizaci. Tím ale nemyslím čistě jen redukci prostoru. Jde spíše o adaptaci na nový způsob práce, tedy aby prostor pro hybridní model dobře fungoval. Zaměstnavatelé chtějí, aby prostory byly funkční, kvalitní, vzbuzovaly v lidech produktivitu a pokud se ušetří místo, je to skvělá věc navíc. 

U zaměstnanců vnímám, že nadále požadují flexibilitu, kterou díky home office získali. Od zaměstnavatelů zase očekávají, že jim zajistí vhodné technologie a přívětivé prostředí v kanceláři. Momentálně nejvíce volají po společných prostorách a místech pro online schůzky. 

Zaměstnanci jsou však občas skeptičtí ke změnám a setkávám se s jistými obavami na začátku, například v souvislosti se zavedením sdílených stolů. Tyto obavy je potřeba nepodceňovat. Proto také pomáháme s change managementem, abychom mohli obavy a emoce správně rozklíčovat a zareagovat na ně.

Jaké jsou podle vás klíčové prvky v change managementu, aby zaměstnanci přijali nové nastavení v kanceláři?

Aby změna byla úspěšná, je důležitá zejména podpora vedení. To musí mít stanoveno jasný cíl a vizi. Druhým prvkem je jasná a otevřená komunikace. Úplným základem hybridního režimu je firemní kultura a orientace manažera na výkon spíše než na docházku do kanceláře. Pro zaměstnance to znamená větší možnost kontroly nad svým životem, důvěru, flexibilitu, ale také zodpovědnost. 

Pro hybridní režim doporučuji obecně více plánovat. Naplánujte si jako tým dny, kdy se sejdete v kanceláři. Ostatní dny nechte na svých zaměstnancích. Dalším tipem je plánovat také neformální setkání. Dříve bylo běžné se v kanceláři potkat u kávy, to už je ale v dnešní době nutné naplánovat, jinak by k tomu možná vůbec nedošlo a lidé by mohli postupně ztrácet pocit, že do firmy patří a vědí, co se děje. 

Existuje nějaký nový typ prostoru, který se s koronavirovou pandemií do kanceláří zavedl? 

Dle mého názoru je to takzvaný huddle room - malá zasedačka třeba pro čtyři lidi, která je navržená pro online schůzky. Taková místnost by ve vás měla díky svému uspořádání i vybavení technologiemi vzbudit dojem, jako byste seděli přímo v místnosti s lidmi, se kterými máte schůzku. Obecně se také zvětšují sociální zóny a neformální prostory pro spolupráci.

Jaké má zavádění hybridního modelu dopady na realitní trh?

Kvůli pandemii došlo k pozastavení nebo zpomalení některých developerských projektů, tím pádem byla nižší nabídka na trhu. Firmy často vyčkávaly, přejednávaly se existující smlouvy a více se dělaly refity než nové fit-outy. Některé firmy začaly zmenšovat prostory, jiné je nabídly k podnájmu, a v důsledku toho vzrostla neobsazenost kanceláří. Pořád se ale držela na rozumné úrovni.

Aktuálně se zjišťuje, co hybridní režim obnáší a jak pracovní prostory co nejefektivněji využít. Firmy si uvědomují, že naplánovat kancelář už není tak přímočaré jako dříve, proto také oblast Workplace Consultancy expanduje. Pomáháme firmám přizpůsobit se novému modelu a ty zase využívají příležitost obrátit list a začít novou kapitolu ve světě pracovních prostor.